Hoe werkt Copilot voor Microsoft 365 en wat kan ik er mee?

De omschrijving van Copilot voor Microsoft 365 is vanuit Microsoft als volgt;

Microsoft Copilot voor Microsoft 365 is een op AI gebaseerd productiviteitsprogramma dat grote taalmodellen (LLMs), inhoud in Microsoft Graph en de Microsoft 365-productiviteits-apps die u elke dag gebruikt, zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en andere, coördineert. Deze integratie biedt realtime intelligente hulp, zodat gebruikers hun creativiteit, productiviteit en vaardigheden kunnen verbeteren.

 

Oke, dat klinkt heel interessant, maar hoe werkt dit precies en wat kan ik hier allemaal mee? je moet Copilot eigenlijk zien als een superintelligente partner die je begeleidt in jouw dagelijkse interacties met Microsoft 365-applicaties zoals Outlook, PowerPoint, Word, Excel, en Teams. In deze blog geef ik een globale uitleg over de werking en uitbreidingsmogelijkheden van Copilot for Microsoft 365.

 

Voordat we de functionaliteiten van Copilot induiken wil ik even een aantal afkortingen/begrippen uitleggen omdat deze meerdere malen gebruikt gaan worden en van belang zijn om te weten wat ze inhouden in deze blog;

Large Language Model (LLM)
Een Large Language Model is een type kunstmatige intelligentie (AI) die is getraind om menselijke taal te begrijpen, te genereren en te manipuleren. Het bestaat uit algoritmes die miljoenen stukken tekst analyseren om te begrijpen hoe taal werkt en vervolgens deze kennis gebruiken om menselijke teksten te genereren

Semantic Index
Semantic index een middel om wat Copilot helpt om de context van ingegeven data beter te begrijpen.

Microsoft Graph
Microsoft graph is de verzameling van jouw eigen zakelijke gegevens, dit betreft alle e-mails, Teams chats, SharePoint sites en bestanden waar jij toegang toe hebt. 

Microsoft Graph-connector
Een Microsoft Graph-connector is een verbindingselement tussen jouw eigen zakelijke gegevens en een externe databron, een externe databron wordt gezien als data welke zich buiten het Microsoft platform bevind.

Hoe Microsoft Copilot voor Microsoft 365 te werk gaat

Gebruikers kunnen communiceren met Copilot voor Microsoft 365 via een chatinterface, jij stelt een vraag en Copilot geeft je een antwoord. Maar wat gebeurt er op de achtergrond? Zo ziet de interactie tussen een gebruiker en Copilot eruit:

  1. Copilot ontvangt een invoerprompt van een gebruiker, dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn.
  2. Copilot verwerkt vervolgens de invoerprompt en benadert Microsoft Graph, het web en eventuele andere diensten welke aan Copilot zijn verbonden om de invoerprompt specifieker te maken. De prompt kan tekst bevatten uit toegevoegde bestanden of andere inhoud die door Copilot is ontdekt. Dit proces wordt pre-processing genoemd.
  3. Vervolgens stuurt Copilot deze pre-processed prompt naar de LLM voor verwerking. (Copilot heeft alleen toegang tot gegevens waartoe een individuele gebruiker bestaande toegang heeft, op basis van bijvoorbeeld bestaande Microsoft 365 rollen en groepslidmaatschappen).
  4. Copilot ontvangt de reactie van de LLM.
  5. Copilot zal de reactie van de LLM gaan nabewerken door Microsoft Graph nogmaals te benaderen voor eventuele toevogingen, verantwoordelijke AI-controles, en beveiligings-, nalevings- en privacybeoordelingen, dit wordt post-processon genoemd.
  6. Copilot retourneert het antwoord naar de chat waar de gebruiker zijn prompt heeft gesteld.

 

Copilot voor Microsoft 365 verwerkt deze gegevens iteratief om resultaten te produceren die relevant zijn voor uw organisatie, omdat ze zijn gebaseerd op uw organisatiegegevens.

Het volgende diagram biedt een visuele weergave van hoe Microsoft Copilot voor Microsoft 365 werkt.

Voorbeelden van prompts welke je naar Copilot kan sturen zijn bijvoorbeeld;

1) Maak een overzicht van alle e-mails welke ik afgelopen week van mijn manager heb ontvangen en sorteer deze op basis van prioriteit.

2) Nadat je terug komt van je welverdiende vakantie en je mailbox is geëxplodeert, kan je aan Copilot vragen om een overzicht te maken van alle e-mails waarbij jou wordt gevraagd actie te ondernemen.

 

Oke dit is allemaal heel handig! Maar wat kan ik nog meer met Copilot? Want dit is niet alles toch...? 

Inderdaad, dit is zeker niet alles! Copilot voor Microsoft 365 kan je ook verbinden met externe databronnen, hierover meer!

 

Hoe u Copilot voor Microsoft 365 kunt uitbreiden met toegang tot uw externe gegevens

Er zijn twee manieren om Copilot voor Microsoft 365 uit te breiden: door Copilot uit te breiden middels plug-ins en het te verbinden met organisatiegegevens via Microsoft Graph-connectors.

Een ander aspect waarmee u rekening moet houden en dat u helpt beslissen hoe u Copilot voor Microsoft 365 wilt uitbreiden, is het type en het volume van de gegevens die u wilt integreren.

  1. Als de gegevens die u wilt integreren ongestructureerd zijn en u er alleen leestoegang toe hoeft te hebben, kunt u overwegen een Graph-connector te gebruiken.
  2. Als u gestructureerde gegevens wilt integreren of als u de gegevens wilt bijwerken, overweeg dan om een plug-in te gebruiken.

 

Plug-ins

Plug-ins breiden de vaardigheden van werknemers uit door te communiceren met bijvoorbeeld een webservice met behulp van natuurlijke taal in Microsoft Copilot. Met plug-ins kunt u onder andere de volgende doelen bereiken;

  1. Toegang krijgen tot real-time informatie, zoals het vinden van het laatste nieuws over bijvoorbeeld een productlancering.
  2. Haalt relationele gegevens op, zoals rapportage over servicetickets die aan een bepaald teamlid zijn toegewezen.
  3. Voer acties uit in verschillende apps, zoals het maken van een nieuwe taak in het CRM-systeem van uw organisatie.

Hier volgt een voorbeeld van een antwoord van Copilot met bewerkbare gegevens. Deze plug-in beheert een productinventaris, waarin Copilot de gegevens uit de inventaris doorzoekt en de resultaten weergeeft in Adaptive Card, waar het de gebruiker in staat stelt de voorraad te wijzigen.

Microsoft Graph-connectors

Microsoft Graph-connectors vergroten de vindbaarheid en betrokkenheid van uw bedrijfsgegevens door uw gegevens diep te integreren in de Copilot voor Microsoft 365.

Met Graph-connectors kunt u onder andere:

  1. Het meeste halen uit uw externe databronnen, door Copilot de mogelijkheid te geven om uw datasets van verschillende locaties te mogen benaderen en samenvatten om uitgebreide inzichten te verkrijgen.
  2. Gebruik Copilot als onderzoek hulpmiddel, zodat Copilot zelf vragen en antwoorden kan vinden, samenvatten en uitvoeren gericht aan de dataset van uw keuze.
  3. Maak externe datasets benaderbaar vanuit verschillende Microsoft 365 applicaties, denk hierbij aan Microsoft Teams, Microsoft Search en de Microsoft 365 app.

Hier volgt een voorbeeld van een reactie van Copilot, wanneer deze middels Microsoft Graph persoonlijke informatie toegevoegd aan het antwoord. Zoals je kan zien zijn er referenties aan de regels toegevoegd. Wanneer je je muiscursor op de referenties plaatst zal Copilot tonen waar deze informatie vandaan is gehaald.

Microsoft Copilot Studio

Tot dusver klinkt dit als een toevoeging waar je zeker gebruik van wil maken! Maar hoe worden deze Plug-ins en Microsoft Graph-connectors opgezet?
Dit kan je opzetten middels Microsoft Copilot Studio, Microsoft Copilot Studio bied je de mogelijkheid om je eigen Custom Copilots te bouwen en ze uit te laten voeren op specifieke websites of andere externe databronnen.

 
Zoals Microsoft het omschrijft;
Copilot Studio biedt een grafische ontwikkelomgeving voor het bouwen van Copilots met behulp van generatieve AI, het maken van geavanceerde dialoogvensters, mogelijkheden voor invoegtoepassingen, procesautomatisering en ingebouwde analyses die werken met Microsoft AI-hulpprogramma's voor gesprekken.
 
Het is natuurlijk wel van belang dat de dienst waar je verbinding mee wil maken om informatie uit te lezen of te bewerken dit ondersteund! Momenteel zijn er al meer dan 1200 voorgeconfigureerde plug-ins en Microsoft Graph-connectors beschikbaar, waaronder toepassingen zoals MailChimp, Salesforce en ServiceNow.

Oke, nu heb ik een Custom Copilot gemaakt, maar hoe maak ik hier gebruik van?
De Custom Copilots welke je in Copilot Studio aangemaakt heb kan je vervolgens beschikbaar stellen binnen jou Microsoft omgeving. Wanneer je een Copilot chat opent vanuit Microsoft Teams heb je de optie om aan te vinken met welke databron Copilot moet verbinden om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

De gehele wereld van AI is laatste jaren ontzettend in ontwikkeling en zal dit komende jaren ook zeker blijven! Ik hoop zo een overzichtelijke weergave opgesteld te hebben van de werking van Copilot voor Microsoft 365 en wat inzichten gegeven te hebben hoe Copilot voor Microsoft 365 jou organisatie verder kan helpen.

Bedankt dat jullie de tijd hebben genomen om mijn blog te lezen! Ik hoop dat jullie er iets aan hebben gehad en dat het jullie heeft geïnspireerd. Blijf op de hoogte, want ik zal zeker meer blogs blijven schrijven. Als je vragen hebt of onderwerpen wilt voorstellen, laat het me dan weten in een reactie op LinkedIn.

Deze blog is geschreven door Leon Polman.

Altijd up-to-date blijven over de nieuwste blogs? Volg mij dan op LinkedIn.